אירועים שונים יכולים להיות בסדרי גודל שונה. כיצד זה בא לידי ביטוי? בדרך כלל בכמות האורחים, בגובה ההשקעה באירוע, בגודל המתחם בו עורכים את האירוע, באטרקציות, בתוכנית האומנותית, בהכנות הנדרשות לאירוע ועוד. כדי לערוך אירוע בהתאם לצרכים שלכם תצטרכו לבחור במקום שיוכל להתאים את עצמו בהתאם לכמות האורחים שלכם, לתקציב שלכם ולצרכים האחרים של האירוע שלכם.
קודם כל – היכן בכלל נערוך את האירוע?
על מנת להפיק אירוע מוצלח חשוב יהיה לבחור במקום טוב לערוך בו את האירוע שלכם. אחד המקומות הטובים ביותר לערוך בו את האירוע הוא במועדון ייעודי לאירוע מסוים. לדוגמה מועדון בת מצווה כמו מועדון הדאימונד הנחשב לאחד ממתחמי בת המצווה המפוארים והייחודיים בישראל. המקום משתרע על פני שטח של 265 מטרים, ומאובזר במערכות תאורה והגברה מתקדמות, תפאורה מיוחדת הכוללת מערכות ישיבה מפנקות, אטרקציות אין האוס ועוד. כמובן שניתן יהיה להתאים את המקום לצרכים שלכם.
מה הכוונה להתאים את המקום לאירוע בגודל שונה?
כאשר אתם בוחרים מקום לערוך בו את האירוע שלכם אתם רוצים שהוא יתאים בגודל שלו לכמות האורחים שאתם רוצים להזמין. כלומר, מצד אחד שהוא לא יהיה קטן וצפוף מדי לכמות האורחים המיועדת ומצד שני שלא יהיה גדול מדי וישאיר חללים ריקים שיצרו תחושה של קרירות וניכור. לכן, אתם רוצים לוודא שאתם בוחרים במקום המתאים לכם ביותר שיכול להתאים את עצמו לכמות האורחים שלכם. לדוגמה: מועדון בת מצווה שיכול להכיל אפילו 150 אורחים, אך יכול להתאים את עצמו גם לאירועים של 30-50 אורחים מבלי ליצור תחושה של קרירות. זה אומר שיהיה אפשר לצמצם את שטח המקום מבלי ליצור חללים ריקים ומנוכרים, למקד את האווירה והפעילות לשטח הנדרש, להזיז את דוכני המזון אל המקום הרצוי וכו'. באותה מידה, אם תרצו להזמין כמות גדולה יותר של אורחים, אז תרצו לוודא שהמקום יכול לספק לכם פינות ישיבה נוספות, אטרקציות נוספות, דוכני מזון שופעים ומלאים יותר ועוד.
מתי חשוב יהיה לתאם את הפרטים?
כאשר אתם מארגנים את האירוע שלכם, ודאי תאפיינו ביחד עם בעלי המקום שאתם רוצים לשכור לטובת האירוע את סדר הגודל של האירוע וכמות המוזמנים. כאן תצטרכו להעריך במדויק ככל האפשר כמה אנשים אמורים להגיע ולהכין את בעל המקום בהתאם. במידה ויהיו לכם בקשות מיוחדות לגבי התאמת המקום הן מבחינת אוכל, אטרקציות, מקומות ישיבה, מבנה ושטח החלל ועוד – תצטרכו לעשות זאת בשלב הזה.
